Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI TOP GARDEN APARTHOTEL

1. Administrator danych oraz definicje

1. Administratorem danych osobowych Gości/Użytkowników Serwisu jest: OTRO INVESTMENTS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, Mineralna 16 25-759 Kielce, NIP: 9592070995, wpisana do KRS pod numerem 0001093473

2. Z Administratorem danych można skontaktować się:
1. pod adresem korespondencyjnym: Mineralna 16 25-759 Kielce
2. pod adresem poczty elektronicznej: hello@topgardenaparthotel.com

3. Użytkownik Serwisu – osoba fizyczna wchodząca na stronę/strony prezentujące Ofertę i umożliwiające zawarcie umowy najmu noclegu lub korzystająca z usług lub funkcjonalności opisanych w niniejszej Polityce Prywatności i Cookies;

4. Usługodawca – OTRO INVESTMENTS SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ, Mineralna 16 25-759 Kielce, NIP: 9592070995

5. Oferta – miejsce noclegowe oferowane przez Usługodawcę w celu zawarcia umowy najmu miejsca noclegowego za pośrednictwem Serwisu.

6. Gość – osoba fizyczna posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 33¹ kodeksu cywilnego, zawierająca z Usługodawcą umowę najmu noclegu;

7. Serwis – strona internetowa topgardenaparthotel.com prezentująca Ofertę Usługodawcy, wraz z udostępnionym na niej systemem rezerwacji, umożliwiającym zawarcie Umowy najmu noclegu on-line;

8. System rezerwacji – system rezerwacji i zarządzania obiektem Mews, za pomocą którego Gość składa rezerwację w Serwisie i dokonuje płatności, a Usługodawca obsługuje rezerwacje i pobyty;

9. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

2. Cele, podstawy prawne oraz czas przetwarzania danych

1. Korzystanie ze strony Serwisu. Przy każdym wejściu na stronę serwer zapisuje w logach dane techniczne: adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej podstrony oraz informacje o przeglądarce i urządzeniu. Dane te są przetwarzane w celu zapewnienia działania i bezpieczeństwa Serwisu (w tym ochrony przed atakami i nadużyciami), na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez okres przechowywania logów przez dostawcę hostingu i narzędzia bezpieczeństwa Serwisu. Statystyki odwiedzin są zbierane wyłącznie za zgodą, zgodnie z rozdziałem 10.

2. Formularz kontaktowy, e-mail, telefon i WhatsApp. Gdy Użytkownik kontaktuje się z Administratorem, Administrator przetwarza podane przez niego dane (w formularzu: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu i treść wiadomości) w celu udzielenia odpowiedzi i prowadzenia dalszej korespondencji. Podstawą prawną jest zgoda wyrażona w formularzu (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), a w przypadku kontaktu innymi kanałami – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na odpowiadaniu na zapytania (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); jeżeli wiadomość dotyczy rezerwacji, także działania zmierzające do zawarcia umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Formularz kontaktowy jest chroniony przed spamem przez usługę Cloudflare Turnstile, która w tym celu analizuje dane techniczne przeglądarki i urządzenia. Wiadomości z formularza są przesyłane na skrzynkę e-mail Administratora. Dane są przechowywane przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a następnie do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń; jeżeli zapytanie zakończy się rezerwacją, stosuje się okresy podane w punkcie 3.

3. Rezerwacja i pobyt. W celu zawarcia i wykonania Umowy najmu noclegu Administrator przetwarza dane podane w procesie rezerwacji i przed zameldowaniem, w szczególności: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres, dane do faktury (w tym nazwę firmy i NIP), szczegóły rezerwacji i pobytu, dane osób towarzyszących, dane potwierdzające tożsamość podczas zameldowania online oraz dane dotyczące płatności. Podstawą prawną jest umowa (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki wynikające z przepisów prawa, w szczególności podatkowych i rachunkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), oraz prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Jeżeli rezerwacja została dokonana za pośrednictwem portalu rezerwacyjnego (np. Booking.com), Administrator otrzymuje dane Gościa od tego portalu. Dane są przechowywane przez czas trwania umowy, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń z niej wynikających oraz przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi (co do zasady 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

4. Płatności. Dane karty płatniczej Gość podaje bezpośrednio w formularzu płatności Systemu rezerwacji. Płatności obsługują Mews oraz współpracujący z nim dostawcy usług płatniczych, którzy mogą przetwarzać dane także jako odrębni administratorzy, np. w celu wykonania płatności i zapobiegania oszustwom.

5. Monitoring wizyjny. Części wspólne Obiektu i hala garażowa są objęte monitoringiem wizyjnym (kamery nie obejmują wnętrz apartamentów). Wizerunek osób przebywających w tych miejscach jest przetwarzany w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Nagrania są przechowywane przez czas niezbędny do tego celu, a jeżeli mogą stanowić dowód w postępowaniu – do jego zakończenia.

6. Informacje marketingowe. Jeżeli Gość wyrazi na to zgodę w Systemie rezerwacji, Administrator może przesyłać mu informacje handlowe drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), zgodnie z rozdziałem 11.

7. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udzielenia odpowiedzi na wiadomość lub do dokonania rezerwacji i realizacji pobytu. Administrator nie podejmuje wobec Gości/Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

8. Administrator zobowiązuje się podjąć wszelkie środki wymagane na mocy art. 32 RODO, tj. uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze, Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku.

3. Działania marketingowe administratora

Na stronie Serwisu Administrator danych może zamieszczać informacje marketingowe o swoich produktach lub usługach. Wyświetlanie tych treści jest dokonywane przez Administratora danych zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. zgodnie z prawnie uzasadnionym interesem Administratora danych polegającym na publikacji treści związanych ze świadczonymi usługami oraz treści promocyjnych akcji, w które Administrator danych jest zaangażowany. Jednocześnie działanie to nie narusza praw i wolności Gości/Użytkowników, Goście/Użytkownicy spodziewają się otrzymywania treści podobnej zawartości, a nawet tego oczekują lub jest to ich bezpośrednim celem wizyty na stronie/stronach Serwisu.

4. Odbiorcy danych Użytkowników

Administrator danych ujawnia dane osobowe Gości/Użytkowników podmiotom przetwarzającym je na jego rzecz na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności:
1. dostawcy Systemu rezerwacji (Mews) i jego podwykonawcom;
2. dostawcom hostingu, poczty elektronicznej i usług IT;
3. Google – w zakresie statystyk odwiedzin (Google Analytics, wyłącznie za zgodą);
4. Cloudflare – w zakresie ochrony formularza kontaktowego przed spamem;
5. podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi księgowe i prawne.

Odbiorcami danych mogą być także: dostawcy usług płatniczych (rozdział 2 punkt 4), Meta Platforms (WhatsApp) – gdy Gość/Użytkownik kontaktuje się z Administratorem przez WhatsApp, portal, za pośrednictwem którego dokonano rezerwacji, oraz organy publiczne, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.

5. Przesyłanie danych osobowych do państw trzecich

Niektórzy odbiorcy danych (w szczególności Google, Cloudflare, Meta oraz część podwykonawców Systemu rezerwacji Mews) mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework – wobec podmiotów nim objętych) albo standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 45 i 46 RODO). Kopię zabezpieczeń można otrzymać, kontaktując się z Administratorem.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każda osoba, której dane dotyczą, ma prawo:
1. dostępu (art. 15 RODO) – uzyskania od Administratora danych potwierdzenia, czy przetwarzane są jej dane osobowe. Jeżeli dane o osobie są przetwarzane, jest ona uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz uzyskania następujących informacji: o celach przetwarzania, kategoriach danych osobowych, odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane zostały lub zostaną ujawnione, o okresie przechowywania danych lub o kryteriach ich ustalania, o prawie do żądania sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania danych osobowych przysługujących osobie, której dane dotyczą, oraz do wniesienia sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
2. do otrzymania kopii danych (art. 15 ust. 3 RODO) – uzyskania kopii danych podlegających przetwarzaniu, przy czym pierwsza kopia jest bezpłatna, a za kolejne kopie Administrator danych może nałożyć opłatę w rozsądnej wysokości, wynikającą z kosztów administracyjnych;
3. do sprostowania (art. 16 RODO) – żądania sprostowania dotyczących jej danych osobowych, które są nieprawidłowe, lub uzupełnienia niekompletnych danych;
4. do usunięcia danych (art. 17 RODO) – żądania usunięcia jej danych osobowych, jeżeli Administrator danych nie ma już podstawy prawnej do ich przetwarzania lub dane nie są już niezbędne do celów przetwarzania;
5. do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO) – żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych, gdy:
1. osoba, której dane dotyczą, kwestionuje prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający Administratorowi danych sprawdzić prawidłowość tych danych,
2. przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba, której dane dotyczą, sprzeciwia się ich usunięciu, żądając ograniczenia ich wykorzystywania,
3. Administrator danych nie potrzebuje już tych danych, ale są one potrzebne osobie, której dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
4. osoba, której dane dotyczą, wniosła sprzeciw wobec przetwarzania – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie administratora są nadrzędne wobec podstaw sprzeciwu osoby, której dane dotyczą;
6. do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – otrzymania w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego danych osobowych, które dostarczyła Administratorowi, i przesłania ich innemu administratorowi, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany;
7. do sprzeciwu (art. 21 RODO) – wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania jej danych osobowych w prawnie uzasadnionych celach administratora, z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, w tym wobec profilowania. Wówczas Administrator danych dokonuje oceny istnienia ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności osób, których dane dotyczą, lub podstaw do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Jeżeli zgodnie z oceną interesy osoby, której dane dotyczą, będą ważniejsze od interesów administratora, Administrator danych będzie zobowiązany zaprzestać przetwarzania danych w tych celach;
8. do cofnięcia zgody w każdym momencie i bez podawania przyczyny, lecz przetwarzanie danych osobowych dokonane przed cofnięciem zgody nadal pozostanie zgodne z prawem. Cofnięcie zgody spowoduje zaprzestanie przetwarzania przez Administratora danych osobowych w celu, w którym zgoda ta została wyrażona.

2. Aby skorzystać z wyżej wymienionych praw, osoba, której dane dotyczą, powinna skontaktować się, wykorzystując podane dane kontaktowe, z Administratorem danych i poinformować go, z którego prawa i w jakim zakresie chce skorzystać.

7. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Osoba, której dane dotyczą, ma prawo wnieść skargę do organu nadzoru, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych z siedzibą w Warszawie, ul. Stawki 2, z którym można kontaktować się w następujący sposób:
1. listownie: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa;
2. przez elektroniczną skrzynkę podawczą dostępną na stronie: https://www.uodo.gov.pl/pl/p/kontakt;
3. infolinia: 606 950 000.

8. Kontakt w sprawach ochrony danych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem za pomocą wiadomości e-mail lub pisemnie na adres Administratora danych, podany w dziale 1 punkcie 2 niniejszej Polityki Prywatności i Cookies.

9. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka prywatności i cookies może być uzupełniana lub uaktualniana zgodnie z bieżącymi potrzebami Administratora w celu zapewnienia aktualnej i rzetelnej informacji Gościom/Użytkownikom.

10. Cookies

1. Pliki cookies stanowią dane informatyczne, w szczególności pliki tekstowe, które są przechowywane w urządzeniu końcowym Gościa/Użytkownika Serwisu i przeznaczone są do korzystania ze strony Serwisu. Cookies zazwyczaj zawierają nazwę strony internetowej, z której pochodzą, czas przechowywania ich na urządzeniu końcowym oraz unikalny numer. Serwis korzysta także z podobnej technologii – pamięci lokalnej przeglądarki (localStorage).

2. Serwis stosuje dwa rodzaje plików cookies:
1. niezbędne – zapamiętują wybrany język strony oraz wybór Gościa/Użytkownika dotyczący plików cookies, a w Systemie rezerwacji – dane potrzebne do przeprowadzenia rezerwacji. Są zawsze aktywne, ponieważ bez nich Serwis nie działałby prawidłowo (art. 399 ust. 3 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej);
2. statystyczne – Google Analytics na stronie Serwisu oraz narzędzia statystyczne Systemu rezerwacji Mews (Gainsight PX). Pozwalają poznać, które strony są oglądane, skąd przychodzą Goście/Użytkownicy, z jakich urządzeń korzystają i jak przebiega rezerwacja, aby ulepszać Serwis. Są stosowane wyłącznie za zgodą Gościa/Użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 399 ust. 1 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej).

3. Przy pierwszej wizycie w Serwisie wyświetla się komunikat o plikach cookies. Gość/Użytkownik może wybrać „Zaakceptuj wszystkie”, „Odrzuć” albo zaznaczyć wybrane kategorie i kliknąć „Zapisz wybór”. Do czasu dokonania wyboru i po kliknięciu „Odrzuć” Serwis nie stosuje plików cookies statystycznych. Odmowa nie ogranicza możliwości korzystania z Serwisu ani dokonania rezerwacji.

4. Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać, klikając „Ustawienia cookies” na dole każdej strony Serwisu. Po wycofaniu zgody pliki cookies Google Analytics są usuwane. Pliki cookies można także usuwać i blokować w ustawieniach przeglądarki internetowej.

5. Pliki cookies statystyczne są przechowywane w urządzeniu Gościa/Użytkownika: Google Analytics (_ga, _ga_*) – do 2 lat; Gainsight PX w Systemie rezerwacji (apt.uid) – do 1 roku, (apt.sid) – do końca sesji. Dane statystyczne Google Analytics są przechowywane w usłudze nie dłużej niż 14 miesięcy. Więcej informacji: polityka prywatności Google.

6. Serwis nie stosuje plików cookies reklamowych ani nie profiluje Gości/Użytkowników w celach reklamowych. Jeżeli to się zmieni, Administrator uzupełni niniejszą Politykę i poprosi o odrębną zgodę.

11. Informacje marketingowe

1. Podczas rezerwacji w Systemie rezerwacji Gość może zaznaczyć dobrowolną zgodę na otrzymywanie od Usługodawcy informacji handlowych (np. ofert specjalnych) na podany adres e-mail. Brak zgody nie ma wpływu na rezerwację.

2. Zgodę można wycofać w każdej chwili, klikając link rezygnacji w otrzymanej wiadomości albo kontaktując się z Administratorem danych (dział 1 punkt 2). Dane przetwarzane w tym celu są przechowywane do czasu wycofania zgody.